الدورة المحاسبية

الدورة المحاسبية (Accounting Cycle)

يستخدم نظام المعلومات المحاسبي وسائل وإجراءات معينة المعالجة مدخلات النظام من بيانات مالية أولية تدخل إليه بهدف تحويلها في نهاية المطاف إلى معلومات مفيدة. وتتخلص هذه الوسائل والإجراءات بـ: التحليل، التسجيل، الترحيل، الترصيد وميزان المراجعة، التسويات، ميزان المراجعة المعدّل، القوائم المالية وقيود الإقفال. وتكون هذه الخطوات في مجملها ما اصطلح على تسمية بالدورة المحاسبية.

التحليل (Analyzing): يعتبر تحليل العملية المالية الخطوة الأولى من خطوات الدورة المحاسبية، ويقوم المحاسب من خلالها بتحديد أطراف العملية المالية والحسابات المشتركة فيها، مما يمكنه من تبيان أثر تلك العملية على معادلة الميزانية:

 (الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية)

وتستخدم هذه المعادلة في تحليل العمليات المالية انسجاماً مع الخطوة التالية وهي التسجيل باستخدام القيد المزدوج، حيث العملية المالية لها طرفان مديم ودائن، ويكون لها أثر على عناصر المركز المالي، الأصول والالتزامات وحقوق الملكية. وهنا يجب الإشارة إلى أن تحليل العمليات المالية طبقاً لمعادلة الميزانية يؤدي إلى خاصيتين في آن واحد: 1- إزدواج طرفي العملية المالية      2- توازن تأثير العملية المالية على عناصر المركز المالي.

 التسجيل (Recording): التسجيل هو الخطوة الثانية في الدورة المحاسبية، فبعد التحليل وتحديد الحسابات المشتركة في العملية يأتي التسجيل بدفتر اليومية باستخدام طريقة القيد المزدوج حيث يتكون لأي قيد محاسبي من طرفين مدين ودائن يتساويان بالقيمة، ويتكون هذين الطرفين من الحسابات التالية: الأصول، الالتزامات، حقوق الملكية، المصاريف أو الإيرادات، هذا وتطبق القواعد التالية لتحديد كيفية ظهور أحد هذه الحسابات ضمن الطرف المدين أو الدائن في القيد المزدوج.

ويمكن تقسيم القيود المحاسبية المسجلة في دفتر اليومية إلى نوعين:

1- القيد البسيط (Simple Entry): حيث يتكون هذا القيد من حسابين فقط كما هو موضح

100000 من حـ/ البنك       

      100000 إلى حـ/ رأس المال                         

2- القيد المركب (Compound Entry):  يكون أحد طرفي الحساب المدين أو الدائن أو كلاهما يضم أكثر من حساب واحد كما هو موضح:

من مذكورين          
حـ/ سيارات             
حـ/ أراضي             
حـ/ مباني              
إلى حـ/ رأس المال                                   

الترحيل (Posting):

ترحل القيود المحاسبية من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ بهدف تصنيف وتبويب العمليات المالية، وهو ما يفسر احتفاظ المنشآت بدفتر الأستاذ على الرغم من كونه دفتراً اختيارياً. ويتم الترحيل عبر فتح صفحات مستقلة لكل حساب، وترحل لهذه الصفحة العمليات التي كان الحساب طرفاً فيها. ويمكن توضيح خطوة الترحيل من خلال المثال رقم (2) عندما قام المحاسب بتسجيل عملية 1/1/2006:

من حـ/ مذكورين       
3200 حـ/ بنك         
14000 حـ/ معدات         
46000 إلى حـ/ رأس المال                                 

ومن ثم سيقوم بترحيلها إلى الحسابات ذات الصلة. ويجب الإشارة هنا إلى أنواع الحسابات التي يضمها دفتر الأستاذ

الحسابات الشخصية: وهي حسابات تمثل الأشخاص الطبيعيين كحسابات رأس المال والمسحوبات أو المعنويين كالشركات والهيئات
 الحسابات الحقيقية: وهي حسابات تمثل ممتلكات المنشأة وأصولها كالآراضي والمباني والبضاعة.. الخ
 الحسابات الوهمية( الإسمية ) : وهي حسابات المصاريف والإيرادات وهي الحسابات التي تخص فترة مالية واحدة. كمصاريف الإدارة والعموم والبيع والتوزيع بالإضافة إلى حسابات المبيعات والإيرادات المختلفة.
الترصيد وميزان المراجعة

يتبع الترصيد عملية الترحيل حيث يقوم المحاسب بعد استكمال عملية الترحيل إلى كل الحسابات في دفتر الأستاذ، يقوم بجمع الأرصدة المدينة والدائنة لكل صفحة (حساب) ويقارن بين الرصيدين لإيجاد الفرق وتسجيله إلى الجانب الأقل فيصبح رصيداً للحساب. وتجمع هذه الأرصدة في ميزان المراجعة الذي يتكون من مجموعة أرصدة مدينة وأخرى دائنة تتساويان بالقيمة. ويعتبر ميزان المراجعة في حال تساوي الأرصدة المدينة والدائنة أحد المؤشرات على صحة تسجيل وتبويب العمليات المالية، وبناءً عليه يمكن تعريف ميزان المراجعة بأنه كشف يبيّن أرصدة جميع الحسابات الظاهرة في دفتر الأستاذ، هذا وتكون أرصدة الأصول دائماً مدينة، والالتزامات دائماً دائنة وكذلك حقوق الملكية، أما المصاريف فتكون أرصدتها مدينة والإيرادات ذات أرصدة دائنة،
 التسويات الجردية:

تسجل قيود التسوية بناءً على أساس الاستحقاق الذي يقول بضرورة الاعتراف بالإيرادات والمصروفات التي تخص الفترة المالية بغض النظر عن طبيعتها سواءً أكانت نقدية أم آجلة. وهو ما ينسجم مع مبدأ المقابلة بين إيرادات الفترة المالية ومصروفاتها. وللتأكد من تحميل كل فترة مالية بما لها وما عليها، يتم عمل قيود التسوية التي تضمن تعديل أرصدة بعض الحسابات التي تخص أكثر من فترة مالية، ويجب الإشارة إلى أن قيود التسوية تتكون دائماً من إيراد أو مصروف ومن أصل أو التزام. وتصنف التسويات إلى نوعين: مستحقات ومقدمات:

أ- المستحقات (Accruals): وهي نوعين :

1) الإيرادات المستحقة القبض: وهي إيرادات تم اكتسابها ولكنها لم تقبض بعد أو لم تسجيل في الدفاتر، وأهم الأمثلة على هذا النوع من التسويات هي إيراد الخدمات المستحقة القبض، إيراد الفوائد المستحقة القبض، وإيراد الإيجارات المستحقة القبض ويكون قيد التسوية في مثل هذا النوع من التسويات على الشكل التالي:
      من حـ/ الأصل
                             إلى حـ/ الإيراد
2) المصاريف المستحقة الدفع: وهي مصاريف استحقت خلال الفترة ولكنها لم تسدد أو لم تسجل بعد ، وأكثر الأمثلة الشائعة على هذا النوع من التسويات هي: الإيجارات المستحقة الدفع، الرواتب المستحقة الدفع، والفوائد المستحقة الدفع، ويكون قيد التسوية في مثل هذا النوع من التسويات على النحو التالي:
   من حـ/ المصروف
                           إلى حـ/ الالتزام
ب- المقدمات (Prepaid) وهي نوعين أيضاً: المصاريف المدفوعة مقدماً والإيرادات المقبوضة مقدماً، ويحتاج هذا النوع من التسويات من المحاسب التأكد من كيفية تسجيل العملية الأصلية ذات الصلة، وكيف ظهر رصيد الحساب المعني بالتسوية في ميزان المراجعة الأصلي، ومن ثم يتم تسجيل قيد التسوية اللازم.
(1) المصاريف المدفوعة مقدماً: وهي مصاريف دفعت نقداً ولكنها تغطي أوتخص أكثر من فترة مالية، وبالتالي يجب على المحاسب تخصيص المبالغ المدفوعة على السنوات ذات الصلة وأهم الأمثلة على هذه المصاريف الإيجارات المدفوعة مقدماً، والتأمين المدفوع مقدماً. ويتحدد قيد التسوية للمصاريف المدفوعة مقدماً بناءً على العملية الأصلية وما يترتب عليها من ظهور للرصيد في ميزان المراجعة، كما هو موضح :
مثال (4): دفعت منشأة في 1/10/2005 مصروف تأمين عن 18 شهراً، حيث بلغ إجمالي هذا القسط 1800 دينار، يمكن للمحاسب أن يسجل هذه العملية في 1/10/2005 بطريقتين:
الحالة الأولى : تسجيل التأمين كمصروف  أو  الحالةالثانية : تسجيل التأمين كأصل
1800 من حـ/ مصاريف تأمين                                        1800من ح/ تأمين مدفوع مقدما
                   1800 إلى حـ/ النقدية                                                 1800إلى ح/ النقدية
وينتج عن ترحيل هذه العمليات المالية ظهور أرصدة التأمين المدفوع في ميزان المراجعة كما يلي:

مدين        دائن             اسم الحساب                             مدين         دائن                    اسم الحساب
1800     -     مصروف تأمين                         1800            -                  تأمين مدفوع مقدماً

في هذه الحالة يسجل قيد تسوية يضمن تخفيض               في هذه الحالة يسجل قيد تسوية يضمن تخفيض
مصروف الفترة من 1800 إلى 300 فقط                     الأصل من 1800 إلى 1500 فقط.